Organiser une soirée d'entreprise à Bordeaux
Ce que vos clients vont retenir
Une soirée d’été, 40 degrés à Bordeaux. Vingt des plus grands négociants en vins de la ville sont installés dans l’enfilade des salons d’Hôtentique.
Le Marquis et son fils, propriétaires de Masseto (l’équivalent toscan de Petrus, un vin qui appartient à la même famille depuis plus de sept cents ans) ont fait le déplacement depuis la Toscane. Ils ont apporté leur huile d’olive.
Le Chef Thibaut Servas travaille au brasero dans le jardin. La température des bouteilles est maintenue à 15 degrés malgré la canicule. Et en fin de soirée, tout ce beau monde s’est retrouvé sur le canapé du salon bleu à regarder France-Maroc avec une bière locale et des gins tonic, à la cool, en mode famille.
C’est ça, une soirée d’entreprise réussie à Hôtentique.
Sommaire
Ce que votre cocktail d'entreprise dit à vos clients
Avant de parler d’espaces et de menus, Sandra pose une question que peu d’organisateurs formulent clairement : « qu’est-ce que le choix du lieu dit à vos invités ?«
Organiser votre cocktail d’entreprise dans un hôtel particulier du XIXᵉ siècle en plein centre de Bordeaux plutôt que dans vos propres locaux ou un restaurant privatisé, c’est envoyer trois messages simultanément :
- Le premier : « je vous chouchoute car vous le valez bien« ,
- Le deuxième : si vous êtes là ce soir, c’est parce que vous comptez (le lieu est confidentiel, la capacité limitée, pas question d’y entasser cent cinquante personnes),
- Le troisième, peut-être le plus subtil : l’entreprise qui vous reçoit ici est capable de sortir des sentiers battus, de se donner du mal pour trouver autre chose. C’est une forme d’audace — et vos clients la perçoivent.
La plupart des entreprises qui confient leur soirée clients à Hôtentique ont un objectif similaire : réunir une fois par an leurs meilleurs clients, remercier des fidèles, et souvent glisser quelques prospects dans la liste. L’événement doit être assez attractif pour éviter les no-shows, assez mémorable pour qu’on en parle le lendemain.
La scénographie : l'architecture fait une partie du travail
Hôtentique a un avantage que Sandra reconnaît sans fausse modestie : quand un invité franchit la porte, l’effet est immédiat. Les vitraux signés Chauffrey, la rotonde, la bibliothèque aux matériaux façonnés par des artisans d’un autre siècle. Qu’il fasse jour ou nuit, soleil ou pluie, la Maison est gaie. Elle vit en couleurs et en jeux de transparence. C’est le cadre de départ et il travaille pour vous sans que vous ayez à l’habiller de partout.
Pour aller plus loin, Hôtentique propose un réseau de partenaires qualifiés : fleuristes, décorateurs, prestataires techniques. Les lustres des salons sont sur variateurs : la lumière tamisée d’une soirée se crée facilement. Les vitraux de la rotonde sont éclairés de l’extérieur le soir. Les bougies sont sur place. L’écran du salon bleu peut projeter le logo ou un film de l’entreprise. Les étagères de la vitrine de la salle à manger accueillent les décors de marque.
Pour les événements à fort ancrage dans l’univers du vin ou du luxe, deux espaces se distinguent particulièrement : l’enfilade des salons du rez-de-chaussée avec la rotonde en point central, et la bibliothèque, dont les matériaux nobles respectent les codes intemporels auxquels un public habitué au luxe est sensible.
Trois chefs pour trois profils d'événements
C’est l’un des points les moins visibles d’Hôtentique de l’extérieur, et l’un des plus structurants dans l’expérience vécue. Sandra ne travaille pas avec un seul traiteur pour tous les événements. Elle a constitué au fil des années une équipe de chefs dont chacun correspond à un profil précis.
Armelle de Cocotte Mijote est la cheffe de référence d’Hôtentique, présente à l’année dans la Maison. Sa cuisine végétale, délicate, colorée, raffinée et esthétique est particulièrement adaptée aux événements dans les univers beauté, cosmétique, joaillerie et féminin.
Nicolas Touroul Chevalerie intervient sur les formats déjeuner ou dîner où la technicité prime. Sandra le connaît depuis l’époque Potel et Chabot. Sa cuisine est millimétrée, digne d’établissements étoilés, et sort impeccablement même sous contrainte de temps.
Thibaut Servas est le spécialiste des événements à fort ancrage viti-vinicole et terroir. Son crédo : sublimer le produit brut, des approvisionnements d’exception, une maîtrise des accords mets et vins construite sur des années d’immersion dans cet univers. C’est lui qui était aux commandes pour Masseto et c’est lui qui avait adapté une sauce pour ne pas desservir le vin. C’est le niveau de précision qu’on attend quand on sert une bouteille à 800 euros.
Le service : ce que les invités remarquent sans toujours le nommer
Sandra a une phrase sur le service qui dit beaucoup : « La quintessence d’un service attentionné et engagé sans être oppressant. » Ce n’est pas une formule, c’est une position.
Le premier verre donne le ton. Pour toutes les soirées clients, Hôtentique pratique un accueil champagne à la française : on attend que l’invité soit en face pour servir directement dans son verre, plateau à la main. Pas de flûtes, le champagne est servi en verre à vin Riedel, qui le sublime. La porte s’ouvre, les invités sont guidés jusqu’au vestiaire, on leur indique qu’ils sont chez eux, on les accompagne vers la salle à manger où le poste boissons est installé près de la desserte en marbre.
Pour la gestion des profils VIP (grand client stratégique, dirigeant étranger, partenaire clé), Sandra demande systématiquement à l’organisateur de les identifier dès l’arrivée. Sur les grands volumes, un trombinoscope en amont permet à l’équipe de les reconnaître sans avoir à demander. Une attention particulière leur est portée, discrètement, parce que leur satisfaction est celle du client qui a organisé l’événement.
Sur la langue : Hôtentique parle anglais, avec ce que Sandra appelle « le plus bel accent frenchie » et précise, non sans humour, qu’après un ou deux verres, même les moins fluents le deviennent beaucoup plus.
La jauge, les périodes, les délais
Hôtentique accueille jusqu’à 60 personnes en hiver et 70 aux beaux jours avec le jardin. Sandra ne pousse pas la jauge : l’expérience vécue dans la Maison n’est pas en mode sardines. Le lieu est beau, il est aussi fragile, et l’objectif est une expérience qualifiée, pas un remplissage.
À l’autre extrémité, le lieu fonctionne très bien sur du petit nombre, même à cinq personnes. Ils ne seront pas perdus dans un espace surdimensionné : le salon bleu reste ce qu’il a toujours été, un salon de maison familiale où l’on se sent bien.
Les soirées clients se tiennent majoritairement le jeudi soir. Juin et décembre concentrent la majorité des demandes : juin pour les beaux jours et le jardin, décembre pour les clôtures d’année et l’ambiance de la Maison décorée. Sandra recommande de réserver trois mois à l’avance, davantage pour juin où « c’est la guerre et tout le monde veut le même jeudi« .
Ce que ça donne à grande échelle
L’événement organisé pour les Galeries Lafayette Bordeaux illustre la capacité d’Hôtentique à aller au-delà de sa jauge habituelle avec les bons partenaires. Une tente cristal installée dans le jardin a permis d’accueillir 90 clients VIP sur l’intégralité de l’hôtel particulier.
Le parcours expérientiel dans les étages comprenait un studio photo façon Harcourt, chaque invité repartait avec son portrait tiré sur place en noir et blanc, un atelier origami, un atelier de création de parfum et une visite en continu de la Maison par Fabienne Labat, guide-conférencière. Dans le jardin : cocktail par Thibaut Servas au brasero, corner Peppone avec bar à spritz et découpe de jambon.
C’est l’autre face d’Hôtentique : un lieu qui peut se transformer en parcours d’expériences multiples, pour un public qui en a vu d’autres et qui repart avec un souvenir concret.
En résumé
Sandra formule la proposition d’Hôtentique en deux phrases :
« Un cocon historique intimiste et confidentiel pour des soirées sur mesure qui changent. Un écrin dans lequel vous allez faire vivre des moments suspendus à vos clients et dont ils se souviendront.«
Si vous organisez une soirée d’entreprise ou un cocktail client à Bordeaux, contactez Sandra pour lui parler de votre projet.
Questions fréquentes concernant les soirées d'entreprise
Peut-on privatiser Hôtentique pour une soirée d'entreprise ou un cocktail client à Bordeaux ?
Oui. Hôtentique se privatise entièrement pour votre soirée d’entreprise. Vous et vos invités êtes les seuls dans la Maison, aucun autre client, aucun passage extérieur. La privatisation inclut l’ensemble des espaces : salons du rez-de-chaussée, rotonde, bibliothèque, premier étage et jardin selon la saison.
Combien d'invités peut-on accueillir pour un cocktail d'entreprise à Hôtentique ?
Hôtentique accueille jusqu’à 60 personnes en hiver et 70 aux beaux jours avec le jardin. Pour des événements plus larges, une tente cristal peut être installée dans le jardin pour augmenter la capacité (Hôtentique a accueilli jusqu’à 90 invités dans cette configuration).
À l’autre extrémité, le lieu fonctionne très bien même pour des groupes de 5 à 10 personnes.
Quels chefs et traiteurs interviennent pour un cocktail client à Hôtentique ?
Hôtentique travaille avec trois chefs partenaires selon le profil de l’événement :
- Armelle de Cocotte Mijote pour les univers beauté, cosmétique et féminin,
- Nicolas Touroul Chevalerie pour les formats déjeuner ou dîner à haute technicité,
- Thibaut Servas pour les événements à fort ancrage terroir et viti-vinicole, spécialiste des braseros et des accords mets et vins.
Peut-on apporter ses propres vins pour une soirée d'entreprise à Hôtentique ?
Oui. Hôtentique n’applique aucun droit de bouchon. Les entreprises peuvent apporter leurs propres bouteilles, c’est notamment le cas pour les événements organisés par des maisons viticoles ou des négociants. Le service est adapté en conséquence, avec une attention particulière portée à la température de service et au choix des verres.
Quelles animations peut-on proposer lors d'un cocktail client à Hôtentique ?
Hôtentique peut intégrer de nombreuses animations à une soirée d’entreprise : découpe de jambon, atelier mixologie, visite guidée de la Maison par une guide-conférencière, studio photo façon Harcourt avec portraits tirés sur place, atelier olfactif, atelier origami.
Ces animations peuvent se déployer en rotation sur plusieurs espaces pour créer un vrai parcours expérientiel.
Quand faut-il réserver pour une soirée d'entreprise à Hôtentique ?
Sandra recommande de réserver trois mois à l’avance, davantage pour le mois de juin où la demande est très forte (les jeudis soir de juin sont pris rapidement). Décembre est l’autre période à anticiper. Pour des événements liés à des congrès ou des visites de clients internationaux, des délais plus courts restent possibles selon les disponibilités.
Le lieu est-il adapté pour accueillir des clients internationaux ou des VIP lors d'une soirée d'entreprise ?
Oui. L’équipe d’Hôtentique parle anglais et s’adapte aux publics internationaux. Pour les profils VIP, Sandra demande à l’organisateur de les identifier dès l’arrivée. Sur les grands volumes, un trombinoscope en amont permet à l’équipe de leur réserver une attention particulière sans que cela soit visible des autres invités.